Quelques conseils pour les Donneurs d’ouvrage publics :
1. Lisez le cautionnement et comprenez bien le langage utilisé.
Afin de tirer le maximum de bénéfice de ce cautionnement, un donneur d’ouvrage public devra comprendre parfaitement ses droits et ses obligations en vertu du document. Les nouveaux procédés de réclamation sont interactifs et demandent au Donneur d’ouvrage de rencontrer certaines exigences. Par exemple, lorsqu’il devra prendre en main le Travail Intérimaire Nécessaire afin d’assurer les problématiques de sécurité publique, le Donneur d’ouvrage devra s’exécuter “…dans les trois (3) jours ouvrables du début des travaux provisoires nécessaires”. (Paragraph 4.1).
Assurez-vous que votre personnel de première ligne est mis au courant des nouvelles procédures et exigences. De façon plus importante, nous demandons aux Donneurs d’ouvrage de consulter leurs conseillers légaux ou toute autre personne ressource de leurs organisations pour un avis sur la signification des diverses clauses.
2. Travaillez avec la compagnie de cautionnement.
Un entrepreneur en défaut est le pire scénario pour toute personne impliquée dans un projet de construction. La Compagnie de cautionnement, l’Entrepreneur et le Donneur d’ouvrage seront malgré eux impliqués dans une situation stressante avec beaucoup de pression; difficilement propice pour résoudre un problème en collaboration.
Toutefois, malgré ces circonstances qui sont un défi, la collaboration entre les parties est cruciale au succès et à la résolution rapide suite aux difficultés qui proviennent d’un défaut. Voici quelques suggestions:
- Assurez-vous que votre Avis de réclamation initial inclut toutes les informations nécessaires comme mentionné dans l’Annexe A du cautionnement.Les avis incomplets ou incorrects peuvent résulter en des délais frustrants et non nécessaires. Même si cela n’est pas requis en vertu du cautionnement, c’est probablement une bonne pratique de fournir une copie à l’Entrepreneur.
- Une fois que la Compagnie de cautionnement a accusé réception de l’Avis, le Paragraphe 3.2 du cautionnement exige du donneur d’ouvrage que “…les renseignements et l’accès au personnel et aux lieux de travail qui lui ont été demandés et qui sont en sa possession ou sous son contrôle”. L’importance de fournir cette information et d’accéder à de l’information détaillée le plus vite possible ne peut être négligé.Une compagnie de cautionnement repose grandement sur cette information et sera davantage en mesure de fournir une réponse définitive au Donneur d’ouvrage si l’information est complète et prompte.
- Soyez flexible lorsque cela est possible. Le cautionnement appelle la Compagnie de cautionnementpour livrer sa reconnaissance de responsabilité et communiquer sa position dans un très petit laps de temps et c’est certainement vos droits en tant que Donneur d’ouvrage d’espérer que la compagnie de cautionnement travaille à résoudre la réclamation de façon aussi expéditive que possible.
Mais le Paragraphe 3.3 du cautionnement permet plus de flexibilité en exigeant à la compagnie de cautionnement de donner sa position au donneur d’ouvrage dans les 20 jours ouvrables; ou “… ou dans un plus long délai dont conviennent la caution et le propriétaire”. Dans l’éventualité d’une réclamation complexe avec une multitude de problématiques et/ou des facteurs techniques à considérer, le délai de 20 jours ne sera peut-être pas suffisant pour la compagnie de cautionnement afin qu’elle puisse procéder à une évaluation complète et déterminer définitivement sa responsabilité.
Donner à la Compagnie de cautionnement le temps dont elle a besoin (et l’information exigée évidemment), particulièrement dans les cas où le statut du défaut n’est pas simple. Ceci augmentera la probabilité de recevoir une réponse définitive et un plan d’action pour aller de l’avant.
3. Ayez des attentes réalistes.
Une compagnie de cautionnement peut aider un Donneur d’ouvrage à naviguer à travers une panoplie de problèmes créés par l’échec d’un Entrepreneur, mais elle ne peut faire en sorte que les problèmes disparaissent.
Concernant les problèmes de retards, lorsqu’un défaut désordonné survient sur un projet très complexe, ces délais seront inévitables, et ce, indépendamment de la garantie en place. Encore une fois, un cautionnement ne peut arrêter l’horloge, mais le fait de posséder ce cautionnement apportera l’expertise de la compagnie de cautionnement afin de minimiser les délais et en atténuer les impacts.
Cette information est fournie à des fins informatives seulement et n’est pas exhaustive ou officielle. Il n’est aucunement question ici d’un avis légal et nous prions les lecteurs de lire attentivement la Loi Construction Act of Ontario et la documentation s’y rapportant et de consulter leurs conseillers légaux pour tout avis concernant des problématiques spécifiques.