Normes de temps et rapidité de réponses pour les réclamations :
Une grande partie du contenu supplémentaire consiste en des modèles de tableaux, ou des formulaires qui déterminent des réponses dans les normes et accusés de réception en vertu du cautionnement. Toutefois, les cautionnements incluent également des améliorations et additions afin de donner plus de clarté au processus de réclamation et définit des normes pour le temps et le consentement de la réponse de la compagnie de cautionnement suite à un Avis de réclamation.
Concernant les normes de temps, aussitôt que l’Avis est reçu; autant pour un Donneur d’ouvrage en vertu d’un cautionnement d’exécution ou un Réclamant (Sous-traitant ou Fournisseur) en vertu d’un cautionnement de paiement de la main-d’oeuvre et des matériaux, l’horloge commence à fonctionner. En fait, plusieurs sabliers à la fois se mettent en branle. Par exemple, considérons les délais de temps imposés à la Compagnie de cautionnement après qu’elle ait reçu un Avis de réclamation d’un sous-traitant en vertu d’un cautionnement de paiement.
- Immédiatement sur réception de l’Avis, une Compagnie de cautionnement a 3 jours ouvrables pour accuser réception au Réclamant et lui demander l’information requise pour valider la réclamation.
- En même temps, elle a 35 jours ouvrables (ou moins) pour communiquer sa position au Réclamant; et, s’il y a une portion contestée, elle doit le signaler au Réclamant.
- Une fois que la Compagnie de cautionnement donne sa position au Réclamant, elle a 10 jours ouvrables pour payer les montants non contestés.
- Pour le cautionnement d’exécution, nous retrouvons également des délais similaires.
Mais tout ça ne s’arrête pas là. Les nouveaux protocoles de cautionnement exigent que la gestion de la réclamation soit réactive et que les délais soient respectés et les nouveaux règlements ont mis la barre haute en établissant des normes de réponses plus strictes. Le cautionnement d’exécution est tout à fait spécifique sur les options possibles de la compagnie de cautionnement lorsqu’elle transmet sa position à un Donneur d’ouvrage suite à un Avis. En vertu du Paragraphe 3.3, une Compagnie de cautionnement peut, soit :
a. Accepter la responsabilité et proposer l’option d’achèvement choisie; ou
b. Refuser la responsabilité et communiquer les raisons spécifiques de ce refus; ou,
c. Informer le Donneur d’ouvrage qu’il lui est impossible de déterminer s’il y a responsabilité ou pas et lui fournir des précisions sur les problématiques et la façon de les résoudre.
De la même façon, l’accusé de réception de la Compagnie de cautionnement exige que celle-ci spécifie quelle est l’information requise afin de procéder à l’enquête. Par la suite, lorsque la Compagnie de cautionnement communiquera avec un Réclamant en utilisant l’annexe D, elle devra relever tous les montants de la réclamation qui sont contestés et en donner les raisons. Tous les montants non contestés devront être payés dans les 10 jours ouvrables de cette réponse.
Le dénominateur commun ici est la réactivité imposé qui appelle les compagnies de cautionnement à communiquer clairement leurs positions et à résoudre les réclamations dans des délais raisonnables. Lorsque votre compagnie de cautionnement reçoit un Avis de réclamation, elle doit prendre action et si elle n’accepte pas la responsabilité, elle doit en donner les raisons dans un très court laps de temps.
Mais n’oubliez pas que l’horloge fonctionne également pour l’Entrepreneur cautionné également. Bien que le fardeau semble être sur la Compagnie de cautionnement afin de prendre l’action appropriée, les entrepreneurs généraux doivent être conscients de l’impact que ces nouvelles normes bonifiées auront sur leurs organisations; à la fois sur leurs responsabilités administratives et, ultimement, sur leur propre responsabilité en vertu du cautionnement. C’est la responsabilité de l’Entrepreneur de tenir la Compagnie de cautionnement informée au sujet des circonstances entourant une réclamation et de toute défense ou circonstances d’atténuation qui peuvent être en jeu.